Belege an die Steuerberatung schicken

Welche Belege braucht deine Kanzlei, wie oft und auf welchem Weg? Hier findest du die Möglichkeiten im Überblick – und eine Checkliste, mit der deine Belege vollständig ankommen. Das erspart dir und deiner Steuerberatung die meisten Rückfragen.

Stand: 11. Oktober 2026

Kurz gesagt

  • Schick alle geschäftlichen Belege: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege und Quittungen, dazu Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen.
  • Der Rhythmus richtet sich meist nach der Umsatzsteuervoranmeldung – monatlich oder vierteljährlich. Vereinbare mit deiner Kanzlei einen fixen Termin.
  • Der Weg ist zweitrangig – Papier, E-Mail, Kanzlei-Portal oder App. Entscheidend ist, dass nichts fehlt.
  • Fotografiere Belege sofort, gleiche einmal im Monat mit dem Kontoauszug ab und schick alles gesammelt.

Welche Belege braucht der Steuerberater?

Grundsätzlich alles, was in deinem Unternehmen Geld bewegt. Typisch sind:

  • Eingangsrechnungen – von Lieferanten, für Material, Software-Abos, Telefon oder Miete
  • Ausgangsrechnungen – die Rechnungen, die du selbst geschrieben hast
  • Kassenbelege und Quittungen – Tanken, Parken, Büromaterial, Bewirtung
  • Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen – damit die Kanzlei Zahlungen zuordnen kann
  • Dauerbelege – Mietvorschreibung, Versicherung, Leasing: einmal schicken und bei jeder Änderung neu
  • Neue Verträge und Bescheide – etwa ein neuer Mietvertrag oder ein Steuerbescheid

Bekommst du Rechnungen als E-Rechnung – in Deutschland etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD –, frag deine Kanzlei, in welcher Form sie diese haben möchte.

Wie oft und bis wann?

Den Takt gibt meist die Umsatzsteuervoranmeldung vor: Je nach Umsatz meldet deine Kanzlei monatlich oder vierteljährlich, und dafür braucht sie die Belege des jeweiligen Zeitraums. Bist du Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer, vereinbart ihr den Rhythmus frei – etwa quartalsweise oder einmal im Jahr.

Hilfreich ist ein fixer Termin, zum Beispiel „bis zum 5. des Folgemonats“. Das ist leichter einzuhalten als „so bald wie möglich“, und deine Kanzlei kann planen.

Die Wege im Vergleich

Welcher Weg passt, hängt vor allem davon ab, wer bei euch bucht und womit deine Kanzlei arbeitet.

Papier – Pendelordner oder Post

Gut, wenn du ohnehin Papierbelege sammelst und deine Kanzlei in der Nähe ist.

Achte darauf: Belege können verloren gehen, du hast keine Kopie, und Kassenbons aus Thermopapier verblassen.

E-Mail mit Anhängen

Gut, wenn du sofort starten willst – das funktioniert mit jeder Kanzlei.

Achte darauf: Viele einzelne Mails werden unübersichtlich, schnell fehlt etwas, und große Anhänge stoßen an Grenzen.

Portal oder App der Kanzlei – z. B. DATEV Upload mobil, BMD Go

Gut, wenn deine Kanzlei damit arbeitet – dann landen die Belege direkt in ihrem System.

Achte darauf: Das geht nur mit dem System deiner Kanzlei; wechselst du die Kanzlei, wechselt auch das Werkzeug.

Zugang zu deiner Buchhaltungssoftware – z. B. sevDesk, Lexware Office

Gut, wenn du deine Buchhaltung ohnehin selbst machst.

Achte darauf: Du brauchst die Software samt Abo, und ein Teil der Buchhaltung bleibt bei dir.

Beleg-App mit Versand – z. B. Belegsammler

Gut, wenn deine Kanzlei bucht und du nur sammeln und weitergeben willst.

Achte darauf: Es ist eine weitere App; Konto und Umsatzsteuer ordnet weiterhin die Kanzlei zu.

Frag deine Kanzlei, welchen Weg sie bevorzugt – viele akzeptieren mehrere.

So kommen deine Belege vollständig an

Die meisten Rückfragen der Kanzlei betreffen nicht die Buchung, sondern fehlende Belege. Diese Checkliste hilft dagegen:

  1. Sofort erfassen. Fotografiere Belege gleich dort, wo du sie bekommst – bevor sie im Auto oder in der Jackentasche verschwinden. Kassenbons aus Thermopapier verblassen ohnehin mit der Zeit.
  2. Portal-Rechnungen per Mail bekommen. Rechnungen, die nur im Kundenportal liegen – Telefon, Strom, Software-Abos –, werden leicht vergessen, vor allem bei Lastschrift. Lass sie dir als PDF per E-Mail schicken; die Mail erinnert dich. So geht's.
  3. Mit dem Kontoauszug abgleichen. Geh einmal im Monat deine Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen durch. Zu jeder geschäftlichen Zahlung sollte ein Beleg da sein – genau das prüft auch deine Kanzlei.
  4. Notizen gleich mitgeben. Was nicht auf dem Beleg steht, gehört in eine kurze Notiz – etwa Anlass und Teilnehmende bei einer Bewirtung oder wofür eine Zahlung war.
  5. Einnahmen mitschicken. Auch deine Ausgangsrechnungen gehören dazu – am besten gleich als Einnahmen gekennzeichnet.
  6. Gesammelt schicken. Ein Paket pro Zeitraum ist für dich und die Kanzlei übersichtlicher als zwanzig einzelne Mails.
  7. Festhalten, was verschickt ist. Notier dir, welche Belege wann rausgingen – dann weißt du bei einer Rückfrage sofort, ob etwas fehlt.
  8. Doppelte vermeiden. Hast du einen Beleg unterwegs fotografiert und später noch als PDF bekommen, schick ihn nur einmal.

Mit Belegsammler

Belegsammler ist für genau diesen Ablauf gemacht: Du fotografierst den Beleg oder lädst ein PDF hoch – am iPhone auch direkt aus der Mail-App über „Teilen“. Betrag, Datum und Lieferant werden erkannt, und die Liste zeigt dir, was noch nicht bei der Kanzlei ist. Doppelt erfasste Belege fallen sofort auf.

Am Monats- oder Quartalsende schickst du alles gesammelt per E-Mail – als ZIP mit CSV-Tabelle, auf Wunsch im DATEV- oder BMD-Format. Der Zustellstatus zeigt, ob die Mail angekommen ist, und jeder Versand bleibt im Archiv.

Konto und Umsatzsteuer ordnet weiterhin deine Kanzlei zu – egal, mit welcher Software sie arbeitet. Dafür bekommt sie deine Belege vollständig.

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Häufige Fragen

Darf ich Belege per E-Mail an die Steuerberatung schicken? +
Ja, das ist üblich und für viele Kanzleien der Standardweg. Frag trotzdem, welche Form deine Kanzlei bevorzugt – manche wünschen ein Portal oder ein bestimmtes Dateiformat.
Muss ich die Originalbelege aufbewahren? +
Das hängt vom Land und von der Art des Belegs ab. Ob dir ein Foto reicht oder du das Papier aufheben musst, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung. Belegsammler bewahrt deine Belege auf, verspricht aber keine Archivierung im Sinne der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
Was mache ich mit Dauerrechnungen wie Miete oder Versicherung? +
Du schickst sie einmal und dann wieder, wenn sich etwas ändert – etwa eine neue Mietvorschreibung oder eine neue Prämie. Die laufenden Zahlungen sieht deine Kanzlei auf dem Kontoauszug.
Muss ich Netto, Brutto und Umsatzsteuer selbst ausrechnen? +
Nein. Für die Buchhaltung reicht der vollständige, gut lesbare Beleg – die Aufteilung macht deine Kanzlei in ihrer Software.
Was tun, wenn ein Beleg fehlt? +
Sag es deiner Kanzlei, statt zu warten. Oft lässt sich beim Lieferanten eine Rechnungskopie anfordern. Ob in Ausnahmefällen ein Eigenbeleg möglich ist, weiß deine Steuerberatung.

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung. Was in deinem Fall gilt, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.