Häufige Fragen

Belegsammler nutzt Azure Document Intelligence (ein KI-Dienst von Microsoft) mit dem vortrainierten „Receipt"-Modell. Nach dem Upload wird der Beleg automatisch analysiert – Betrag, Datum und Lieferantenname werden erkannt und in die Felder eingetragen. Du kannst die Werte jederzeit manuell korrigieren.

Alle Daten – Belege, Fotos und Kontoinformationen – werden ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert (Supabase EU-Region). Wir verwenden keine US-Only-Dienste für personenbezogene Daten. Die Verarbeitung entspricht der DSGVO.

Ja. Das Monatsabo kündigst du zum Ende des laufenden Monats, das Jahresabo zum Ende der Laufzeit. Nach der Kündigung bleibt dein Zugang bis zum Ende des bezahlten Zeitraums aktiv und verlängert sich danach nicht mehr.

Nach dem Trial musst du einen Bezahlplan wählen, um weiterhin Belege erfassen zu können. Deine bisherigen Belege bleiben erhalten – du hast also keine Daten verloren. Ohne aktiven Plan kannst du vorhandene Belege weiterhin einsehen und exportieren.

Jährlich zahlst du 19,99 € (Basic), 39,99 € (Plus) oder 69,99 € (Pro) netto pro Jahr. Das entspricht rund zehn Monatsbeiträgen – du sparst also ungefähr zwei Monate gegenüber der monatlichen Zahlung. In Österreich sind das brutto 23,99 €, 47,99 € bzw. 83,99 € inkl. 20 % USt; in anderen EU-Ländern gilt der jeweilige Steuersatz, Unternehmen mit gültiger UID zahlen netto (Reverse-Charge).

Nein. Das Jahresabo betrifft nur die Abrechnung, nicht dein Kontingent: Basic bleibt bei bis zu 10 Belegen pro Monat, Plus bei 30, Pro ist unbegrenzt. Gezählt wird weiterhin monatlich – das Kontingent wird also nicht auf ein Jahr hochgerechnet.

Ja, direkt in der App unter „Plan & Abonnement". Ein Wechsel auf den längeren Abrechnungszeitraum oder einen höheren Tarif wird sofort wirksam. Zurück auf monatlich oder auf einen kleineren Tarif wechselst du zum Ende der laufenden Periode – bis dahin gilt dein aktueller Tarif weiter, und die App nennt dir das Datum.

Noch nicht. Jahresabos schließt du im Web unter app.belegsammler.eu ab. Über den App Store läuft die Abrechnung derzeit monatlich über deine Apple-ID; dort können die Preise abweichen. Dein Account bleibt in beiden Fällen derselbe – du kannst Belegsammler weiterhin auf allen Geräten nutzen.

In der Belegliste filterst du die Belege, die du schicken willst – zum Beispiel ein ganzes Quartal – und tippst auf „Exportieren". Dort wählst du das Format: einfacher ZIP-Export, DATEV- oder BMD-Export. Belegsammler erstellt daraus ein Archiv mit allen Originalbelegen und der passenden Buchungsdatei, das du herunterladen oder direkt per E-Mail an die hinterlegte Adresse deiner Steuerberatung schicken kannst. Ein Export umfasst bis zu 500 Belege – bei mehr grenzt du den Zeitraum weiter ein.

Der Tab „Exporte" ist dein Protokoll: Dort steht jeder abgeschickte Export mit Datum, Empfänger und Zustellstatus. Der Status kommt vom Mail-Versand zurück, bedeutet also „zugestellt" und nicht nur „abgeschickt" – wenn eine Adresse nicht erreichbar war, siehst du das ebenfalls dort. Zusätzlich zeigt jeder einzelne Beleg, wann und wohin er verschickt wurde. Auf Wunsch bekommst du von jedem Export eine Kopie an deine eigene Adresse; das stellst du in den Einstellungen ein.

Der DATEV-Export erstellt ein Archiv im Format des DATEV-Belegbilderimports über die DATEV XML-Schnittstelle online (DXSO v06.0). Enthalten sind alle Belegfotos deines gewählten Zeitraums sowie ein document.xml-Manifest, das jeden Beleg eindeutig referenziert. Deine Steuerberatung kann das ZIP direkt in DATEV importieren und hat die Belege damit in ihrer Kanzlei-Software. Konto und Umsatzsteuer ordnet sie dort wie gewohnt selbst zu.

Der BMD-Export ist für Kanzleien gedacht, die mit BMD NTCS arbeiten. Das Archiv enthält eine Buchungsdatei im BMD-Format (Schnittstelle pr08) mit Belegdatum, Betrag und Konten, alle zugehörigen Belegfotos sowie eine kurze Import-Anleitung. Die Buchungen laufen über ein Interims- und Gegenkonto, das du optional in den Einstellungen an die Kontenstruktur deiner Kanzlei anpassen kannst.

Noch nicht – aktuell gibt es die native App nur für iOS. Über den Browser (app.belegsammler.eu) funktioniert Belegsammler jedoch auf Android genauso, inklusive Foto-Upload und Export. Eine native Android-App ist für eine zukünftige Version geplant.

Ja, absolut. Belegsammler verarbeitet flexibel alle deine Dokumente. Du kannst deine Eingangsrechnungen (Ausgaben und Quittungen) ebenso einfach digitalisieren wie deine geschriebenen Ausgangsrechnungen (Einnahmen und Kundenrechnungen). Wenn du willst, kannst du bei der Erfassung Belege auch als Einnahme kennzeichnen, damit du eine bessere Übersicht hast. Deine Steuerberatung erhält am Monatsende alle Belege lückenlos an einem Ort.

Ganz einfach: Du erfasst jede Dauerrechnung einmal in Belegsammler – den Rest übernimmt deine Steuerberatung. Dauerrechnungen sind übrigens häufig eine Stolperfalle bei anderen Apps, die dir gleichzeitig einen Überblick über deine Ein- und Ausgaben geben wollen: Oft werden sie nicht als Dauerrechnung erkannt und verfälschen dadurch diese Berechnungen. Belegsammler konzentriert sich bewusst nur auf die vollständige Sammlung aller Belege. Eine Dauerrechnung musst du daher nur einmal erfassen und an deine Steuerberatung weiterleiten – den Rest macht sie, nicht du.

Nein, fast gar keinen. Beide Versionen basieren auf demselben Code-Stand. Die Bedienung im Webbrowser am PC und auf dem Handy fühlt sich exakt gleich an. Du musst dich nicht umgewöhnen. Die mobile App ist keine abgespeckte Ergänzung, sondern die vertraute Anwendung für die Hosentasche.

Nutze die Flexibilität beider Welten: Kleine Belege wie Tankrechnungen oder Parkscheine fotografierst du schnell von unterwegs mit deinem iPhone. Größere Dokumente oder digitale PDF-Rechnungen lädst du später übersichtlich am PC in deinem Webbrowser hoch. Alles synchronisiert sich in Echtzeit.

Am iPhone direkt aus der Mail-App: PDF-Anhang öffnen, auf das Teilen-Symbol tippen und Belegsammler wählen – das funktioniert mit Apple Mail, Outlook und Gmail ab Version 3.2. Belegsammler öffnet sich mit dem PDF, Betrag, Datum und Lieferant werden erkannt. Steht Belegsammler nicht vorne in der App-Reihe, findest du es unter „Mehr“. Im Browser lädst du das PDF über „PDF hochladen“ hoch. Tipp: Lass dir Rechnungen aus Kundenportalen gleich als PDF per E-Mail schicken – so geht's.

Keine Sorge, dafür sorgt unsere integrierte Dublettenerkennung. Wenn du eine Rechnung versehentlich zweimal erfasst – zum Beispiel einmal als schnelles Foto unterwegs und später noch einmal am Computer –, erkennt das System die Dopplung sofort. Das spart Korrekturschleifen mit deiner Steuerberatung.

Nein. Dein Belegsammler-Abo gilt plattformübergreifend. Du registrierst dich mit deinem Account und kannst dich damit ohne Zusatzkosten sowohl in der iOS-App als auch im Webbrowser am PC einloggen. Deine Daten sind auf allen Geräten sofort synchron.

Weil wir dich nicht zwingen, selbst zum Buchhalter zu werden. Bei uns gibt es kein fehleranfälliges Verknüpfen von Bankkonten und keine kryptischen Fehlermeldungen zu offenen Posten. Belegsammler konzentriert sich rein auf das schnelle Erfassen und übersichtliche Sammeln deiner Belege. Sowie den einfachen Export an deine Kanzlei direkt aus der App heraus.

Deine Steuerberatung bekommt von dir vollständige, sauber aufbereitete Belege – dadurch reduzieren sich Rückfragen wegen fehlender Unterlagen deutlich. Die eigentliche Erfassungsarbeit im Buchhaltungssystem bleibt weiterhin größtenteils bei deiner Steuerberatung, denn Belegsammler ersetzt keine Buchhaltungssoftware, sondern liefert nur die Grundlage dafür.

Nein, absolut nicht. Erstens liest unsere intelligente OCR-Texterkennung den Bruttobetrag automatisch für dich aus. Zweitens dient dieser Betrag in der App ohnehin nur deiner eigenen Übersicht, damit du schnell erkennen kannst, ob du einen bestimmten Beleg bereits erfasst hast. Die detaillierte Aufteilung für die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) übernimmt komplett deine Steuerberatung in ihrer Kanzleisoftware. Wir wollen, dass du es so einfach wie möglich hast – die bürokratische Arbeit bleibt genau dort, wo sie hingehört.

Ja, auf dem iPhone und im Browser. Mit „Mit Apple anmelden" registrierst du dich und loggst dich ein, ohne ein zusätzliches Passwort zu vergeben. Die Adresse deiner Steuerberatung hinterlegst du davon unabhängig in den Einstellungen.

Immer genau dort, wo du es ursprünglich abgeschlossen hast. Wenn du dein Abo über das Web (per Kreditkarte) gekauft hast, kannst du es im Webbrowser in deinen Kontoeinstellungen verwalten. Hast du das Abo per Face-ID im Apple App Store abgeschlossen, läuft die Verwaltung direkt über deine Apple-ID auf deinem iPhone. Unabhängig davon gilt: Dein Account ist plattformübergreifend. Du kannst Belegsammler auf allen Geräten voll nutzen und deine Daten sind immer überall synchron.

Das Zahlungstracking hilft dir, den Überblick zu behalten, ob deine Ausgangsrechnungen schon bezahlt wurden – damit keine offene Zahlung untergeht. Du aktivierst die Funktion in den Einstellungen und markierst dann bei den betroffenen Belegen manuell, ob sie bereits bezahlt sind. Es ist eine einfache, freiwillige Unterstützung – kein automatischer Kontoabgleich, sondern eine schnelle Möglichkeit, selbst den Überblick zu behalten, wenn du sie brauchst.

Unter „Belege" arbeitest du: erfassen, suchen, filtern – und von dort startest du auch den Export. Die Liste beginnt mit den noch nicht exportierten Belegen, du siehst also sofort, was seit dem letzten Versand dazugekommen ist; den Filter kannst du jederzeit umstellen. „Exporte" ist das Archiv: dort steht jeder abgeschickte Export mit Datum, Empfänger und Zustellstatus. Es ist ein Protokoll, keine Ablage – die Export-Dateien selbst werden dort nicht noch einmal aufbewahrt.

Das kläre am besten direkt mit deiner Steuerberatung – die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je nach Land und Belegart. In der Regel übernehmen Steuerberater:innen die Belege ohnehin in ihrem eigenen System und sorgen dort für die gesetzeskonforme Aufbewahrung, sobald sie über Belegsammler exportiert wurden.