Rechnungen aus Kundenportalen: per E-Mail als PDF schicken lassen

Viele Anbieter legen Rechnungen nur noch in ihr Kundenportal. Wird per Lastschrift oder Dauerauftrag bezahlt, erinnert dich nichts daran – die Rechnung bleibt liegen, bis die Steuerberatung nachfragt. Das einfachste Gegenmittel: Lass sie dir als PDF per E-Mail schicken.

Stand: 15. Oktober 2026

Kurz gesagt

  • Rechnungen, die nur im Kundenportal liegen, gehen leicht unter – besonders bei Lastschrift oder Dauerauftrag.
  • Stell in jedem Portal ein, dass Rechnungen als PDF-Anhang per E-Mail kommen. Die Mail ist dann deine Erinnerung.
  • Am iPhone teilst du das PDF direkt aus der Mail-App an Belegsammler – ohne Umweg über „Dateien“.

Warum Rechnungen aus Portalen so oft fehlen

  • Kein Anlass zum Nachschauen. Bei Lastschrift oder Dauerauftrag zahlst du nicht aktiv. Es gibt also keinen Moment, in dem dir die Rechnung begegnet.
  • Jedes Portal ist anders. Eigenes Login, eigenes Menü, manchmal ein zweiter Faktor – das schiebt man gern auf.
  • Es fällt spät auf. Meist erst, wenn die Kanzlei die Abbuchung auf dem Kontoauszug sieht und nach dem Beleg fragt.

Die Lösung: Rechnung als PDF per E-Mail

Die meisten Anbieter können Rechnungen per E-Mail verschicken. Die Einstellung findest du im Kundenportal meist unter „Rechnungen“, „Zahlungen“ oder „Benachrichtigungen“ – oft als „Online-Rechnung“ oder „Rechnung per E-Mail“. Achte darauf, dass das PDF als Anhang kommt: Manche Anbieter schicken nur einen Link ins Portal, dann musst du dich trotzdem einloggen.

Typische Kandidaten, die du einmal durchgehen solltest:

  • Telefon, Handy und Internet
  • Strom und Gas
  • Versicherungen
  • Software- und Cloud-Abos
  • Online-Shops und Marktplätze
  • Park- und Tank-Apps, Leasing

Tipp: Verwende für alle Rechnungen dieselbe Adresse – oder leg dir in deinem Postfach einen Ordner „Rechnungen“ an. Dann siehst du auf einen Blick, was noch nicht erfasst ist.

So kommt das PDF in Belegsammler

Am iPhone – direkt aus der Mail-App

  1. Öffne die Mail und tippe auf den PDF-Anhang.
  2. Tippe in der Vorschau auf das Teilen-Symbol. In Outlook geht das über die PDF-Ansicht → „…“ → „Teilen“.
  3. Wähle in der App-Reihe Belegsammler. Steht es nicht vorne, findest du es unter „Mehr“.
  4. Belegsammler öffnet sich mit dem PDF, Betrag, Datum und Lieferant werden erkannt. Kurz prüfen, speichern – fertig.

Das funktioniert mit Apple Mail, Outlook und Gmail ab Version 3.2 der iPhone-App, ebenso aus der Dateien-App.

Am Computer

Im Browser unter app.belegsammler.eu auf „+“ → „PDF hochladen“ – oder die Datei aus dem Download-Ordner auswählen.

Und wenn ein Portal keine Mail schickt?

  • Erinnerung im Kalender zum Abbuchungstermin – einmal angelegt, läuft sie jeden Monat.
  • Kontoauszug abgleichen: Einmal im Monat prüfen, ob zu jeder Abbuchung ein Beleg da ist. Mehr dazu im Ratgeber Belege an die Steuerberatung schicken.
  • Automatische Abholdienste: Es gibt kostenpflichtige Dienste, die Rechnungen aus vielen Portalen selbst abholen. Das lohnt sich vor allem bei sehr vielen Portalen.

Rechnungen per Mail bekommen, mit einem Tipp erfassen, gesammelt an die Kanzlei schicken.

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Häufige Fragen

Ist eine Rechnung als PDF per E-Mail ein gültiger Beleg? +
Ja, Rechnungen als PDF sind heute üblich. Ob für einzelne Rechnungen Sonderregeln gelten – etwa zur E-Rechnung in Deutschland –, weiß deine Steuerberatung.
Belegsammler erscheint nicht im Teilen-Menü – was tun? +
Neue Apps stehen in der App-Reihe des Teilen-Menüs anfangs weit rechts oder unter „Mehr“. Über „Mehr“ → „Bearbeiten“ holst du Belegsammler in die Favoriten nach vorne. Voraussetzung ist die iPhone-App ab Version 3.2.
Was passiert mit der Mail und dem Anhang? +
Nichts. iOS kopiert das PDF in Belegsammler – die Mail und ihr Anhang bleiben unverändert.
Geht das auch ohne iPhone? +
Ja. Im Browser – am Computer oder auf einem Android-Handy – lädst du das PDF unter app.belegsammler.eu über „PDF hochladen“ hoch.

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung. Was in deinem Fall gilt, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.